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Prefeitura de Manaus consolida a digitalização dos dossiês previdenciários

Os processos previdenciários – aposentadorias e pensões – da Prefeitura de Manaus agora tramitam 100% na plataforma digital. Com a garantia de mais agilidade, segurança e economicidade, de janeiro a setembro deste ano, dos 290 processos que chegaram a Manaus Previdência, 203 tramitaram diretamente a partir das secretarias por meio do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (Siged), implantado pela Prefeitura em maio de 2014, e 87 chegaram por Compact Disc (CD), com os dados inseridos pela equipe da Previdência no sistema.

A importância e os benefícios do processo foram alguns dos temas debatidos na manhã desta segunda-feira, 21/10, pela arquivista e especialista em Gestão Documental, Gláucia Miranda, em sua palestra sobre “Noções de Arquivologia Pública”, no 6º módulo do “Curso de Integração dos Novos Servidores: Orientações Estratégicas de Governo – 2019”, promovido pela Prefeitura de Manaus aos servidores da Manaus Previdência.

Chefe do Setor de Arquivo (Sarq) da Previdência municipal, Miranda considera o percentual de 70% dos processos já tramitando a partir das secretarias pelo Siged um número muito bom, pois nessa conta não entram outros documentos previdenciários que também circulam pelo Siged, como Certidões de Tempo de Contribuição e ofícios. “Isso é resultado do trabalho que fazemos conscientizando outras secretarias. Acreditamos que, em breve, vamos poder anunciar o fim do uso do CD”, disse.

Processo que começou desde 2015, com a digitalização da maioria dos dossiês previdenciários (a pasta funcional dos segurados), hoje a Manaus Previdência é guardiã de 7.977 dossiês, à medida que 2.280 já foram enviados para a guarda do Arquivo Público Municipal.

“Passar a trabalhar somente com processos digitais significou maior agilidade de acesso aos documentos, não apenas por parte da previdência, mas de qualquer secretaria”, lembrou Miranda. “Basta um clique e você dispõe no computador da informação que você precisa”, exemplificou. Antes, se uma secretaria solicitasse algum documento funcional, seria necessário pesquisar no arquivo do servidor, tirar cópias e enviar à solicitante, exigindo tempo, material de expediente e deslocamento. “A Prefeitura ganhou rapidez no processo, economizou em papel e impressora, além de não precisar mais expandir o espaço físico para guardar os dossiês em papel”, destaca.

Por isso, salientou Miranda, no curso aos novos servidores da Previdência, foi dada ênfase à importância do Sarq na Previdência, inclusive para atender às leis de Acesso à Informação (nº 12.527/2011) e a Geral de Proteção de Dados Pessoais (nº 13.709/2018). “Abordei conceitos e remeti à realidade que acontece dentro da autarquia, além de orientar sobre como os processos internos devem ser feitos”, disse.

Ética

“Ética no serviço público” é o tema do módulo 7 do Curso de Integração dos Novos Servidores. A abordagem acontecerá nesta terça-feira, 22/10, com os três servidores previdenciários que compõem a Comissão de Ética da Manaus Previdência: Bruna Machado (presidente), Deborah Aubert e Caio Andrade.

Texto – Marcia Claudia Senna / Manaus Previdência

Foto – Divulgação / Manaus Previdência

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